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Code and Life

当我们谈论引导时,我们谈些什么?

什么是引导(facilitation)

引导(facilitation)的词根来源与拉丁语“facil”,意思是“让……更容易”。而负责引导的引导师(facilitator)的核心职责是,通过一系列的活动、技巧,保证引导会议顺畅的进行,并解决整个过程中的问题,使得参与者就问题产生一个共识,达成一个结论。

其中可能涉及很多具体的问题,比如几乎在每个会议中都可能看到的:

  • 如果有人尝试将会议变成一言堂,如何处理?
  • 如果参与者不愿意分享自己的观点,如何处理?
  • 过程中,两个参与者产生了争执,如何处理?
  • 如何把握节奏,刺激与会者发散?
  • 如何在收集到足够信息后,进行收敛?

显然,这是一个技术活儿。一次好的引导可以将与会者的众多想法,信息聚合起来,形成对团队下一步要做什么有极强指导意义的方案

日常的引导活动

在平时的工作中,我们其实已经在频繁的使用引导活动,但是很少有人将其作为体系来关注,也很少有人能将这个能力应用在其他方面(比如在客户现场咨询,或者参加售前等)。引导是如此的常见,以至于我们对其视而不见。比如在interview完成之后,所有面试官和HR一起做的well/less well的列举;各种社区活动(Open Party,CDConf等)之后的回顾;每个项目在一个迭代结束后的Retro;对于某个问题的头脑风暴等等。

项目回顾会议

在开始前,引导师需要保证团队:

  • 每个人都有开发的态度
  • 整个过程需要在一个足够安全的环境中进行(Safe Check)

有时候,有Team Lead在场,新人可能不愿意对某事(比如最近加班有点过分)发表自己的看法等。这时候需要有Safe Check,比如分为1到5档,大家用不记名投票的方式来表述自己是否觉得安全。如果投票结果显示大部分人都觉得不安全,则需要与会的人中,职位最高的那个人离开会议,然后再做一次Safe Check,直到大家都觉得足够安全。不过,对于已经进行过多轮回顾的团队,我们往往会忽略掉这一步。

Retro过程是,团队坐在一起,回顾上一个迭代(通常是两个星期)做过的事情,有哪些做的比较好,哪些有待改进,有哪些疑惑等等。Retro可以有很多的形式,比如简单的Well/Less Well/Questions,更聚焦在产生Action的海星式等等。

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通常的顺序是:

  1. 引导者请大家用纸笔将想法写在便签(stick)上
  2. Time box这个过程(通常是5分钟)
  3. 大家将这些stick贴在墙上
  4. 引导者和团队一起过一遍所有的stick
  5. 归类相似的stick
  6. 引导者促进团队交流,讨论stick上的问题,并形成一些改进点(Action)

Action一定要足够具体,并且需要一个所有者,所有者负责确保该Action一定会发生。比如团队发现上一个迭代中Code review做的不够好,一个Action就是每天下午5点有人来提醒大家来进行Code review

如果这时候发现有太多的问题,团队可以用投票的方式选出本次Retro要讨论的数个stick。

引导会议

在日常工作中,我们几乎每天都有会议,而且越来越多的团队已经意识到冗长,无聊的会议有多大的杀伤力了。在很多会议上,与会者要么在刷新朋友圈,要么在对着笔记本电脑写代码或者读新闻,即使强制要求不许带电脑和手机的情况下,也无法限制参加者神游太虚。

根据《引导的秘诀》这本书里的定义,引导会议是

引导会议是一个高度结构化的会议,会议中的领导者(引导者)引导参会人通过预先设定好的步骤达成所有参会人产生,理解并接受的结果。

引导会议需要充分调用参与者的积极性,每个人都需要足够聚焦,这要求引导者可以有能力使得团队振奋(比如幽默的风格,或者具有挑战性的问题等)。另外,每个人的idea都需要被充分重视(一个细节就是不要随意篡改你听到的内容,这是没有经验的引导者常犯的错误之一)。一旦所有参与者都积极起来,引导者就可以稍微退后一些,将舞台交给团队。

而有时候,情景则相反,大家都不发言,也没有看到明显的发言的趋势,这时候需要一些方法来激励。如果是团队都比较茫然,引导者需要列出一些简单而容易理解的步骤,帮助团队按照预设的节奏来逐步前进。比如,在一开始的时候就将agenda板书在墙上,并通过头脑风暴的方式,鼓励参与者来将自己的idea可视化出来。

一个典型的误区是,引导会议的最后结论是本来就存在与引导者脑海中的想法。如果仅从结果来看,这种情况可能发生,但是只能说是碰巧而已。一个好的引导者需要帮助与会者自己产生,并得出一个可行的,被广泛认可的方案,而不是强加一个自己的给团队。

我们最为专业的引导活动是UX团队在客户现场的inceptioninception由一系列相互关联,环环相扣的工作坊组成,这些工作坊基本上都需要采用很多引导的技巧,帮助客户团队将自己的问题描述清楚,并形成一个所有参与者都达成一直的可行方案。

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如果你不知道如何开始一个引导会议,一个简单而通用的模式是:

  1. 我们的现状是
  2. 我们的目标是
  3. 我们如何到达目标
  4. 在行进中,如何度量

《引导的秘诀》里还提到了一种5P模式:目的(Purpose),产出(Product),与会人(Participant),可能的问题(Probable issues)以及流程(Process)。

5P提示你在准备会议之前,需要尝试回答这几个问题

  • 为什么要开这次会议?主要目的是什么?
  • 会议后的产出是什么?
  • 谁需要参与会议?
  • 在会议中,我们可能遇到什么问题?
  • 遇到这些问题是,我们如何解决?

引导中的常用技巧

在引导活动中,有一些基本的规则,可以保证引导会议的顺畅性,比如

  • 引导师需要有足够的权威(可以打断那些长篇大论,保证过程的流畅)
  • 如果人数太多,可以使用token(比如一个玩具考拉,或者一个澳式橄榄球,只有持有token的人可以说话)
  • 保持one conversation(不要交头接耳)
  • 每张stick上只写一条问题/想法

引导师必须有控制会话何时结束的能力,否则引导活动将会变成一发不可收拾的冗长会议。坚持one conversation可以保证参与者足够聚焦,也保证所有人都在同一个频道上。如果发现有交头接耳的,引导者可以直接打断并提醒之。

每张便签上只写一条想法,首先可以保证多样性,便于讨论,也便于后续的分类。另外,简洁的描述在一定程度上可以促进与会者进行讨论,而一个冗长的描述则会让人丧失兴趣。

另外还有一些比较基础的技巧:

  • 所有讨论都应该对事不对人(特别是一些负面的总结)
  • 如果有人提出与议题并不特别相关,但是又特别重要的点时,可以将这些点记下来(不要轻易打击发言者的积极性)
  • 不定时的总结,以确保参与者都在同一频道,并且有助于大家对进度的了解(是不是快结束了)

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